Il ciclo di Deming (PDCA): spiegazione e esempio

Abstract

Il ciclo di Deming, o PDCA (Plan, Do, Check, Act), è un metodo di gestione iterativo per il controllo e il miglioramento continuo dei processi, dei prodotti o servizi. Si basa su quattro fasi ovvero: pianificare, eseguire, verificare e agire.

Affonda le sue radici nei lavori del fisico americano Walter Shewhart. In prima istanza, Shewhart presentò il suo modello come un flusso lineare di “specificazione, produzione e ispezione”.

Nel 1939 cambiò questa sequenza lineare, evidenziandolo nel suo libro “Statistical Method From the Viewpoint of Quality Control”, in un ciclo per mostrare come il perfezionamento e il cambiamento conducano a un approccio iterativo allo sviluppo del prodotto.

Il lavoro di Shewhart fu ulteriormente sviluppato negli anni ‘50 da W. Edwards Deming. È in questo momento che il ciclo prende il nome di PDCA o ciclo di Deming. Tale metodologia fu da subito adottata in Giappone e solo negli anni ’80 dalle aziende americane.

Il ciclo di Deming è alla base del Total Quality Management (TQM) e delle prassi relative ai sistemi di gestione della qualità (come le linee guida dell’ISO).

CONCETTI CHIAVE

• Il ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) è stato sviluppato da W. Edwards Deming nel 1950;
• È un metodo di gestione iterativo per il controllo e il miglioramento continuo dei processi, dei prodotti o servizi;
• È stato sviluppato per migliorare la qualità dei processi aziendali, ma può essere applicato anche in altri campi, come la salute, l’ambiente e l’istruzione;
• Si compone di quattro fasi: Pianificare, Eseguire, Verificare e Agire;
• È strettamente collegato al Total Quality Management (TQM)

1. Storia del Ciclo di Deming

Il ciclo di Deming, anche conosciuto come ciclo PDCA, nasce negli anni ’50, quando William Edwards Deming fu invitato dal governo giapponese a tenere dei corsi di formazione sulla gestione della qualità per le industrie giapponesi, che stavano cercando di ricostruirsi dopo la Seconda Guerra Mondiale.

In Giappone fu coinvolto nelle attività di analisi della realtà economica e del censimento della popolazione e iniziò ad interagire con l’unione degli scienziati giapponesi (JUSE).

Deming insegnò loro i principi della gestione della qualità, basati sulla riduzione dei difetti, l’aumento dell’efficienza e la riduzione dei costi. Questi principi furono applicati con successo dalle industrie giapponesi e contribuirono alla crescita economica del paese nel secondo dopoguerra.

Il ciclo di Deming getta le basi per il total quality management (TQM), secondo cui la qualità non è solo il risultato del controllo finale sui prodotti o sui servizi, ma deve essere integrata in ogni fase del processo produttivo, dal design alla consegna.

Il TQM, negli anni, è diventato uno dei modelli di gestione della qualità più diffusi al mondo e ha influenzato la filosofia della gestione aziendale moderna. Si ricollega ad altri modelli di gestione della qualità e di miglioramento continuo, come ad esempio il Six Sigma e il Lean Manufacturing.

2. Cosa si intende per ciclo di Deming (PDCA)?

Il ciclo PDCA di Deming, anche conosciuto come spirale di miglioramento continuo, è un approccio iterativo basato sulla raccolta di dati, sull’analisi di risultati e sulle decisioni per l’implementazione di miglioramenti nei processi.

Di fatto, qualsiasi processo può essere visto come un ciclo avente quattro fasi principali, ovvero: plan (progettare, pianificare), do (agire, realizzare), check (controllare) e act (stabilizzare o correggere e riavvio del ciclo di intervento).

L’idea di ciclo utilizzata da Deming proveniva direttamente dalla ricerca scientifica che utilizzava lo schema ipotesi-attuazione-verifica-nuova ipotesi.

Da questa, però, l’accademico statunitense costruì il ciclo che denominò “ruota” partendo dalle fasi reali del processo industriale, inserendo alcune operazioni, che traducevano la logica della ricerca.

L’elemento innovativo introdotto da Deming è l’applicazione congiunta dell’idea di ciclo e di sistema complesso alle organizzazioni. Così facendo venivano analizzate come organismi individuali.

3. Quali sono le fasi del ciclo di Deming (PDCA)?

Il ciclo di Deming si compone di quattro fasi:

• Pianificare (Plan): si identificano gli obiettivi del processo e si stabiliscono le attività necessarie per raggiungerli. Si definiscono anche i criteri di successo e si pianificano le risorse necessarie.
• Eseguire (Do): in questa fase si mettono in pratica le attività pianificate. Questa fase è anche chiamata “fase di attuazione” e si concentra sulla realizzazione dei compiti necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati.
• Verificare (Check): si controlla se i risultati ottenuti corrispondono agli obiettivi prefissati e ai criteri di successo stabiliti nella fase di pianificazione. Si misurano i risultati e si valutano i risultati ottenuti rispetto ai criteri di successo.
• Agire (Act): si apportano le modifiche necessarie per migliorare il processo. Si analizzano le cause dei problemi e si prendono le azioni correttive necessarie per migliorare il processo.

Una volta completato il ciclo si ricomincia d’accapo. L’organizzazione deve continuare a cercare soluzioni per ottenere miglioramenti continui del processo. Si dovranno stabilire e raggiungere nuovi obiettivi, caratterizzati da qualità sempre più elevata.

4. A cosa serve il ciclo PDCA?

Il ciclo di Deming è stato sviluppato per migliorare la qualità dei processi aziendali, ma può essere applicato anche in altri campi, come la salute, l’ambiente e l’istruzione. L’obiettivo è quello di migliorare continuamente il processo, rendendolo più efficiente ed efficace, attraverso il controllo e la valutazione costante dei risultati.

È strettamente collegato al Total Quality Management (TQM), che è un approccio olistico alla gestione della qualità che coinvolge tutti gli aspetti dell’azienda, dall’organizzazione del lavoro alla gestione delle risorse umane, dal marketing alla produzione, dal controllo di qualità alla pianificazione strategica.

Il ciclo PDCA, in sostanza, possiamo intenderlo come una metodologia di gestione della qualità che parte dall’identificazione delle cause dei problemi, passa per l’ideazione e realizzazione di soluzioni e arriva alla configurazione di alternative migliorative. Il ciclo non ha una vera e propria fine in quanto è sempre possibile migliorare quanto già fatto.

5. Esempio di ciclo di Deming (PDCA)

Ecco un esempio di come il ciclo di Deming può essere applicato all’interno di un’organizzazione:

• Pianificazione: L’organizzazione decide di migliorare la qualità del servizio clienti. Si stabilisce un obiettivo specifico: ridurre il tempo di risposta alle richieste dei clienti da 24 a 12 ore entro sei mesi. Si identificano i processi coinvolti nella gestione delle richieste dei clienti.
• Esecuzione: Si implementa un sistema per la raccolta e l’analisi dei dati sui tempi di risposta alle richieste dei clienti. Si addestra il personale per rispondere alle richieste dei clienti in modo efficiente e tempestivo. Si avviano i processi per migliorare la comunicazione tra i membri del team e tra i reparti coinvolti nella gestione delle richieste dei clienti.
• Verifica: Si monitorano i tempi di risposta alle richieste dei clienti, si raccolgono i dati e si analizzano. Si scopre che il tempo di risposta medio è stato ridotto a 16 ore, ma ci sono ancora alcune richieste che richiedono più di 24 ore per essere gestite.
• Azione: Si identificano le cause di queste richieste che richiedono più tempo e si sviluppano soluzioni per migliorare il processo. Si implementano le soluzioni e si monitorano i tempi di risposta alle richieste dei clienti. Si scopre che il tempo medio di risposta è stato ridotto a 12 ore come richiesto.

Una volta completato il ciclo l’organizzazione continua cercare soluzioni per ottenere miglioramenti continui del processo. Si stabiliscono nuovi obiettivi e si ricomincia il ciclo di Deming per raggiungerli.

6. Vantaggi

Fra i principali vantaggi derivanti dall’adozione del ciclo PDCA possiamo ricordare:

• Il miglioramento continuo: aiuta le organizzazioni a migliorare continuamente i loro processi attraverso la pianificazione, l’attuazione, la verifica e l’azione correttiva.
• L’efficienza: consente alle organizzazioni di identificare e rimuovere gli ostacoli che impediscono loro di raggiungere gli obiettivi prefissati.
• Il risparmio di tempo e risorse: permette di prevenire problemi futuri, riducendo il tempo e le risorse necessarie per correggere gli errori.
• Il coinvolgimento dei dipendenti: permette l’inclusione dei dipendenti nell’identificazione e nella risoluzione dei problemi, migliorando il senso di appartenenza e il coinvolgimento nel processo di miglioramento continuo.

7. Criticità del ciclo PDCA

Nonostante il ciclo di Deming abbia dimostrato di essere un modello di successo per il miglioramento continuo della qualità, ci sono alcune criticità associate al suo utilizzo. Di seguito elenchiamo alcune delle principali criticità del ciclo di Deming:

• Difficoltà di attuazione: la sua attuazione richiede un forte impegno e una collaborazione a lungo termine di tutti i membri dell’organizzazione. Ciò può essere difficile da raggiungere in organizzazioni grandi e complesse, dove la resistenza al cambiamento può essere elevata.
• Costi elevati: l’implementazione del ciclo di Deming può essere costosa, poiché richiede un investimento in formazione, strumenti e tecnologie. Ciò può essere particolarmente difficile per le piccole imprese con risorse limitate.
• Rischi di sovraccarico di informazioni: richiede la raccolta e l’analisi di molte informazioni, che possono diventare eccessive e difficili da gestire se non vengono selezionate e analizzate in modo appropriato.
• Mancanza di adattamento alle situazioni: può essere meno efficace in alcune situazioni, ad esempio in ambienti altamente instabili o in situazioni di emergenza. In questi casi, possono essere necessari approcci più agili e flessibili.
• Problemi di leadership: richiede un forte impegno da parte della leadership dell’organizzazione, che deve guidare e sostenere l’implementazione del modello. La mancanza di leadership può compromettere l’efficacia del modello.

Domande Frequenti